Организация перехода сотрудника на удаленную работы в период карантина

В условиях пандемии коронавируса перевод сотрудников на «удаленку» стал новым явлением и необходимостью одновременно. С точки зрения эпидемиологической ситуации, это очень верное решение: заражение одного человека автоматически означает, что в офисе заболеют практически все, а это надолго остановит продуктивную деятельность компании. Кроме того, Covid-19 очень опасен для жизни, особенно для людей с хроническими заболеваниями, а также для пожилых.

Перевод членов команды на дистанционный режим требует правильной организации, чтобы продуктивность компании даже при таких условиях не снижалась. Это не так уж и сложно: достаточно следовать нескольким простым советам, и процесс перевода персонала на «удаленку» пройдет максимально безболезненно для бизнеса.

Способы организации перевода специалистов на дистанционный режим

Есть 3 основных варианта:

  1. Выполнение работы на собственных домашних ПК или ноутбуках. Это возможно, если удаленному работнику не требуется специфическое программное обеспечение, которое было установлено на офисных компьютерах.
  2. Сотрудникам выдаются рабочие компьютеры на дом. Такой вариант применяется, если выполнение обязанностей требует наличия специфического ПО, а также если у специалиста нет личного компьютера. Рабочий ноутбук удобнее перевезти, но и транспортировка стационарного блока и монитора не слишком затруднят организатора.
  3. Управленец организует удаленный доступ специалистов к RDP по VPN. Это удобный вариант: например, для дизайнера важен постоянный доступ к корпоративному хранилищу файлов и к мощному компьютеру. В такой ситуации это станет оптимальным решением.

При организации такого доступа сотрудников к рабочим серверам или станциям нужно учитывать, что это требует мер по повышению безопасности корпоративной информации, особенно, если речь идет об охраняемых законом персональных данных.

Чтобы обеспечить информационную безопасность, нужно создавать защищенные каналы подключения, фильтры по IP- и MAC-адресам, а также внедрять двухуровневую авторизацию. Все это поможет предотвратить возможные серьезные проблемы, связанные с утечкой информации.

Перед тем, как перевести специалиста на удаленный режим, нужно убедиться, что у него дома подключен высокоскоростной интернет. Если качество домашнего интернета недостаточно высокое для оперативного выполнения рабочих задач, стоит предложить сотруднику подключить второго провайдера с высокой скоростью за счет организации, чтобы он мог пользоваться его услугами на период удаленной занятости.

Организация перехода сотрудника на удаленную работы в период карантина

Нужно ли официально оформлять переход на дистанционную работу и как это делать?

Чтобы перевести персонал на удаленный режим работы, расторжение существующего трудового договора и заключение нового не потребуется: достаточно внести изменения в действующий договор либо подписать дополнительное соглашение о дистанционной занятости.

Руководителю стоит получить от сотрудников заявления о переводе на работу в дистанционном режиме, а также выпустить приказ об изменении режима. Если на период «дистанционки» членам команды передается в пользование оборудование, являющееся собственностью компании, то можно заключить договор о материальной ответственности и оформить акт о передаче техники.

Способы контроля удаленных работников

При переводе работников на «удаленку» нужно учитывать, что далеко не каждый из них выдержит такие условия. На первый взгляд кажется, что это мечта каждого – работать из дома, но на самом деле для некоторых людей это становится настоящим испытанием. В силу характера и привычек они не могут действовать так же продуктивно, как в офисе, и причина заключается совсем не в лени.

Многие члены коллектива не могут самоорганизоваться: они привыкли, что есть руководитель, который подскажет и направит, и совсем не готовы к «свободному плаванию». Для большинства дом – это место отдыха, который никак не ассоциируется с работой, поэтому выполнение своих обязанностей в такой обстановке не располагает к продуктивному труду.

Если персонал работает за ПК, предоставленными организацией, то в целях контроля за удаленным персоналом на них можно установить систему учета рабочего времени Kickidler. Это совершенно законно, потому что корпоративные компьютеры, во-первых, принадлежат компании, а во-вторых, предназначены строго для выполнения работы. Это делает оправданным использование средств контроля.

Если специалист работает за собственным компьютером, то можно предложить ему следующее:

  1. Создать на домашнем ПК новую учетную запись пользователя, которая будет использоваться только для работы.
  2. Установить на эту запись все программы, которые нужны для решения поставленных задач, а также модуль Kickidler для отслеживания рабочей активности.
  3. Работать из рабочей учетной записи, отдыхать – из личной.

Такой способ разделения рабочего и личного пространства позволяет избежать нарушения неприкосновенности частной жизни. В то же время управленец может быть уверен в том, что продуктивность членов его команды находится на должном уровне, а значит бизнес не страдает.

Особенности организации работы с удаленными сотрудниками. Нагрузка на менеджмент

Технический компонент перехода на дистанционный режим очень важен, но организация рабочего процесса также имеет важное значение. В таких условиях нагрузка на менеджмент возрастает практически в 2 раза.

Основные рекомендации, которым стоит следовать в этой ситуации, перечислены ниже.

Выбор индивидуального подхода

Нужно учитывать, что сотрудник, работающий в офисе, подстраивается под его ритм жизни, но дома он живет так, как привык. В первую очередь это касается распорядка: кто-то готов работать четко «от и до», с 9 до 18 часов, кто-то предпочитает выполнять задачи в несколько подходов, посвящая каждому из них по 1-1,5 часа. Все люди уникальны, поэтому организаторам удаленного рабочего процесса нужно принять во внимание такое правило: если личные привычки специалиста не оказывают отрицательного влияния на рабочий процесс, не стоит требовать, чтобы он менял их.

Да, для представителей определенных профессий важно быть на связи в привычное рабочее время, с утра и до вечера, но для других (программисты, инженеры, бухгалтеры) привязка к конкретному времени обычно необязательна.

Хороший выход – организация одной-двух планерок в удобные для каждого члена команды часы. Этого достаточно для управления работниками удаленно. В дальнейшем стоит оценивать именно результаты каждого конкретного специалиста, а не время, потраченное на выполнение задач.

Создание атмосферы доверия и вовлеченности

Когда управленец предлагает сотрудникам удаленную работу, он автоматически наделяет их рядом преимуществ: это более гибкий график, гораздо более комфортная обстановка, снижение степени контроля… Человек, который действительно заинтересован в выполнении своих профессиональных обязанностей, будет пользоваться этими привилегиями с умом.

Свободный график располагает работников к самостоятельному контролю своего графика. В таких условиях они более остро реагируют на проявления несправедливости: неоправданные изменения условий, невыполнение обещаний, сообщения о необходимости выполнить огромный массив заданий прямо сейчас. Все это отрицательно влияет на мотивированность работника и, соответственно, на его продуктивность.

Не стоит рассматривать удаленного сотрудника исключительно в качестве подчиненного. Лучше взаимодействовать с ним как с партнером или воспринимать как подрядчика, выполняющего важные для компании задачи. Подробно разъясните ему задание и продемонстрируйте, что полностью доверяете его умениям.

Поддержание контроля на должном уровне

Доверие к удаленному работнику – это хорошо, но полностью отказываться от контроля над ним ни в коем случае нельзя. Это нужно хотя бы для того, чтобы оценивать, насколько эффективно он справляется с поставленными задачами. И речь здесь идет не только об отслеживании рабочих часов.

Дело в том, что удаленный сотрудник может успешно справляться со своей работой, вовремя сдавать проекты и не вызывать абсолютно никаких претензий. В действительности его успехи связаны с тем, что он, для того, чтобы уложиться в установленные сроки, работает по 12 часов вместо положенных 8. С одной стороны, такое рвение похвально, с другой – может стать причиной быстрого выгорания и снижения продуктивности в дальнейшем.

Когда специалист выполняет свои обязанности удаленно, управленец не может отслеживать то, как именно он работает. Если бы он находился в офисе, то менеджер бы заметил, что специалист не может выполнить конкретную задачу своевременно, и дал бы ему другую, более близкую к его навыкам.

Но и в дистанционном режиме можно организовать эффективный контроль. В этом поможет инструмент «Автокик», который является одной из функций системы Kickidler. С его помощью можно отслеживать количество часов, которое затрачивает сотрудник на решение определенной задачи. Инструмент контролирует активность за ПК и автоматически создает отчеты, которые получает по почте управленец. «Автокик» полезен не только для руководителя, но и для персонала.

Удаленное управление компьютерами сотрудников

Проблемы, с которыми сталкиваются руководители при удаленном режиме работы, и способы их решения

Существует 3 наиболее распространенные проблемы.

Проблема №1: снижение продуктивности

«Удаленка» дает сотруднику возможность самостоятельно организовывать график и выполнять поставленные задачи в комфортных условиях. Практика показывает, что все эти удобства со временем приводят к постепенной потере энтузиазма. Дело в том, что далеко не каждый человек способен контролировать себя самостоятельно в течение долгого времени. Если ранее он постоянно работал в офисе, то такая обстановка для него более привычна, а в одиночестве его продуктивность снизится.

Единственное решение такой проблемы заключается в том, чтобы не ослаблять контроль. Даже находясь дома, работник должен понимать, что он выполняет задачу, которая должна быть сделана вовремя. Регулярное отслеживание продуктивности возможно благодаря системе Kickidler. Она обязательно укажет на простои. Руководитель, заметив их, звонит сотруднику и осведомляется об их причине.

После перехода на дистанционный режим ни в коем случае нельзя ослаблять контроль: он должен быть не менее строгим, чем в офисе, по крайней мере – в первое время. Для этого стоит использовать модули учета рабочего времени. Работники, зная о том, что их активность отслеживается, будут прилагать вдовое больше усилий для борьбы с прокрастинацией и концентрироваться на выполнении поставленной задачи.

Организация перехода сотрудника на удаленную работы в период карантина

Проблема №2: коммуникационные сложности

Взаимодействие между отдельными сотрудниками даже в штатном режиме часто становится затруднительным. На «удаленке» с коммуникационной составляющей становится еще сложнее: даже самые простые переписки между разными командами могут затягиваться и продолжаться по несколько недель.

Чтобы не допустить такой ситуации, рекомендуется создать специальное расписание для всех и отслеживать, чтобы его придерживались. Например, сделайте обязательными ежедневные планерки по видеоконференцсвязи в определенное время, например, в 13:00; назначьте предоставление отчетов-презентаций по выполненному проекту в определенный день недели (например, в пятницу, к 14:00).

Требования нужно формулировать четко и понятно. Это облегчит труд не только членам команды, но и самому руководителю. Время для разных мероприятий нужно подбирать, учитывая режим работы всех участников рабочего процесса, но когда оно будет назначено, то соответствующего расписания необходимо придерживаться абсолютно всем.

Проблема №3: снижение вовлеченности в общий процесс

Занятость в удаленном режиме предполагает разрозненность: когда человек работает дома один, он теряет связь с остальными членами команды. Это особенно остро ощущают те, кто привык постоянно генерировать идеи и делиться ими с коллегами. В таких условиях работники склонны к хандре и снижению продуктивности.

Чтобы не допустить этого, нужно организовать и поддерживать внутрикорпоративное общение посредством голосовых звонков, видеоконференций, общения в чатах.

Если вы всегда будете помнить о том, что даже в удаленном режиме от каждого отдельного члена команды, где бы он ни находился, зависит общий результат, вы не столкнетесь с описанными проблемами. Нужно быть внимательным к каждому сотруднику и оставаться с ним на связи, помогать в решении проблем.

Учет нарушений рабочего времени

 

Если у Вас есть какие-либо вопросы или необходим выезд на объект для расчета, Вы можете позвонить мне по телефонам.

+375 (29) 128-06-34 (А1)

+375 (33) 634-01-23 (МТС)

blank
Евгений Федотов

Планировки помещений, подготовленное техническое задание, Вы можете отправить на e-mail info@slabo-tochka.by.